Es la pregunta que viene justo después de cuánto cobrar por hora: ya tenés un número, ¿y ahora se lo cobrás al cliente por hora o le pasás un precio cerrado? La respuesta corta es las dos cosas, según el trabajo. La larga es esta guía: cuándo conviene cada modelo, cómo cotizar un proyecto sin regalar horas, qué hacer con el trabajo que se sale del alcance y cómo se factura cada uno.
Un aviso antes de arrancar: elijas lo que elijas, vas a necesitar dos cosas. Tu tarifa por hora, porque es la base de cualquier cotización aunque el cliente nunca la vea. Y tus horas registradas, porque sin ellas no sabés si un proyecto fue negocio o beneficencia.
La respuesta corta
- Por hora cuando el alcance es abierto o cambia seguido: soporte, mantenimiento, consultoría, horas a demanda, o un cliente nuevo con el que todavía no sabés cuánto lleva lo que pide.
- Por proyecto cuando el alcance está cerrado por escrito y ya hiciste ese tipo de trabajo antes, así que podés estimar las horas con un margen de error razonable.
- Retainer mensual cuando hay trabajo recurrente todos los meses: un monto fijo por una cantidad de horas o de entregables, con un tope claro.
Cobrar por hora: cuándo conviene y cuándo no
Cobrar por hora es el modelo más simple y el que menos riesgo te deja a vos: trabajás, registrás, facturás lo registrado.
A favor:
- El riesgo de estimar mal es del cliente, no tuyo. Si algo lleva el doble, cobrás el doble.
- Cada cambio de alcance se cobra solo: no hay que renegociar, solo registrar.
- Es fácil de justificar. Un detalle de horas con fecha y descripción cierra la mayoría de las discusiones antes de que empiecen.
En contra:
- Castiga tu eficiencia. Cuanto más rápido resolvés algo, menos cobrás por resolverlo, y con los años te volvés cada vez más rápido.
- Tu ingreso tiene techo: horas facturables por tarifa, y las horas facturables de un día son entre 4 y 6, no 8.
- El cliente mira el reloj. Cada mail y cada llamada es una decisión de gasto para él, y eso desgasta la relación.
La condición para que funcione es registrar las horas el mismo día, con una descripción que el cliente pueda leer en la factura. Si reconstruís la semana el viernes, subfacturás entre un 10% y un 20% sin darte cuenta: el mail “rápido”, la llamada de 40 minutos y la revisión del sábado no aparecen. Cómo hacerlo sin que se te escape nada está en la guía de control de horas trabajadas.
Cobrar por proyecto: cuándo conviene y cuándo no
Cobrar por proyecto (o precio cerrado) invierte el riesgo: el cliente sabe exactamente cuánto va a pagar, y vos asumís la diferencia si estimaste mal.
A favor:
- Cobrás por el resultado, no por el tiempo. Si lo resolvés en la mitad de las horas, la ganancia es tuya.
- Se vende más fácil: “la landing cuesta 1.200” es una decisión; “cobro 35 la hora y calculo que son unas 30 horas” es una negociación.
- Desacopla tu ingreso de tus horas, que es la única forma de crecer sin trabajar más.
En contra:
- El riesgo de estimar mal es tuyo. Y todos estimamos mal para el mismo lado: de menos.
- El alcance se estira solo si no está por escrito. “Un cambio chico más” es la frase que más plata les hizo perder a los freelancers.
- Necesitás experiencia previa en ese tipo de trabajo. Cotizar cerrado algo que nunca hiciste es apostar, no cotizar.
La condición para que funcione es que el alcance esté definido por escrito antes de arrancar (qué incluye, qué no, cuántas rondas de revisión) y que puedas estimar las horas con un margen de error de más o menos un 20%. Si no podés, todavía no es un proyecto: es trabajo por hora.
Cómo cotizar un proyecto sin regalar horas
El precio de un proyecto no se inventa mirando lo que cobra la competencia: se construye desde tu tarifa por hora. Cinco pasos:
- Desglosá el trabajo en etapas y estimá las horas de cada una. Nadie estima bien en bloque: “una landing, 20 horas” es un deseo. “Relevamiento 3, wireframe 4, diseño 8, desarrollo 10, ajustes 5” es una estimación, y además te muestra dónde está el riesgo.
- Multiplicá por tu tarifa por hora. La que te dio la calculadora, no la que te parece que el cliente va a aceptar. Si el número te da miedo, el problema es la tarifa o el cliente, no la cuenta.
- Sumá un colchón de riesgo. Entre un 15% y un 30% según cuánta incertidumbre haya: más si el cliente es nuevo, si el brief es vago o si dependés de terceros (contenido que tiene que mandar el cliente, accesos, aprobaciones).
- Escribí el alcance. Qué incluye, qué no, cuántas rondas de revisión, qué pasa con lo que se pide por fuera (se cotiza aparte, a tu tarifa por hora) y qué necesitás del cliente y para cuándo. Una página alcanza. Sin esa página, el colchón no alcanza nunca.
- Cobrá por hitos. Un anticipo antes de empezar (entre el 30% y el 50%), pagos por entrega y el saldo al cierre. Un proyecto que se cobra todo al final es un préstamo sin interés que le hacés al cliente.
Ejemplo: una landing estimada en 30 horas a una tarifa de USD 35 son USD 1.050. Con un 20% de colchón, USD 1.260. Si al terminar el registro de horas dice 24, tu tarifa efectiva fue de USD 52,50: el proyecto salió bien. Si dice 45, fue de USD 28: por debajo de tu tarifa, y la próxima cotización de una landing arranca de 45 horas, no de 30.
Ese último párrafo es la razón por la que existe la sección siguiente.
Trackeá las horas aunque cobres por proyecto
Es el error más común de quien pasa a precio cerrado: como el cliente no ve las horas, deja de registrarlas. Y pierde lo único que hace que la próxima cotización sea mejor que esta.
- Tarifa efectiva real. Precio del proyecto dividido por las horas reales. Es el único número que te dice si el proyecto fue negocio, y te lo dice por cliente: a veces el “grande” es el que peor paga la hora.
- Estimaciones que mejoran. Después de tres landings registradas sabés cuánto te lleva una landing. Sin registro, la cuarta la cotizás igual de mal que la primera.
- Respaldo cuando el alcance se estira. “Llevamos 12 horas en cambios que no estaban en el alcance” es una conversación con datos. Sin registro es una sensación.
En Registruti las horas se cargan igual sea cual sea el modelo: cada entrada con su cliente, su descripción y su duración en bloques de 15 minutos. El reporte por cliente te muestra las horas y el monto a tu tarifa, y la comparación contra lo que cotizaste sale sola. (Sí, este blog es nuestro: sesgo declarado.)
El tercer modelo: retainer mensual
Cuando un cliente te necesita todos los meses (mantenimiento, contenido, soporte, horas de consultoría), el retainer es lo mejor para los dos: un monto fijo mensual por una cantidad de horas o de entregables. Para vos es ingreso previsible; para el cliente, un costo previsible y prioridad en tu agenda.
Tres reglas para que no se convierta en “horas ilimitadas por precio fijo”:
- Tope explícito. “Hasta 20 horas por mes” o “hasta 4 piezas por mes”. Lo que pasa el tope se cobra a tu tarifa por hora.
- Las horas no usadas no se acumulan (o se acumulan un mes, máximo). Si el cliente no usa sus horas, es su decisión, no un crédito.
- Registro mensual visible. Un reporte de horas al cierre de cada mes evita la sensación de “¿y por qué te estoy pagando?” en los meses tranquilos.
Cómo se factura cada modelo
- Por hora: la factura lleva el detalle de horas (fecha, descripción, duración), la tarifa y el total. Es lo que hace que el cliente entienda qué pagó. En Registruti elegís cliente y período y la factura se arma desde las horas registradas, con un link público para que el cliente vea el detalle sin crear cuenta.
- Por proyecto: una factura por hito, con la descripción del entregable y el monto acordado. El detalle de horas no va en la factura, pero lo tenés registrado como respaldo interno.
- Retainer: una factura fija por mes, más una factura aparte (por hora) por lo que haya pasado el tope.
Decisión en 30 segundos
- ¿El alcance está cerrado por escrito y ya lo hiciste antes? Por proyecto, con colchón e hitos.
- ¿El alcance es abierto, cambia seguido o es un cliente nuevo? Por hora, con registro diario.
- ¿Es todos los meses? Retainer con tope.
- ¿No tenés tarifa por hora todavía? Ninguno de los tres funciona sin ella: calculala primero.
Y en los tres casos, la misma regla: las horas se registran igual. Es lo que separa a un freelancer que cobra lo que trabaja de uno que cobra lo que se acuerda.